HEGEMONALIA GRAND TOURNAMENT

About Hegemonalia

EVENT DESCRIPTION
image

Hegemonalia Grand Tournament is a multisystem tournament organised by the Hegemon Shop in cooperation with Żywieckie Stowarzyszenie Fantastyki Parzenica and Drop Zone

This is the third edition of this extraordinary event! Hegemonalia is one of the biggest war games tournaments in Poland and this year up to 200 players will play at once! What's more, the tournament takes place right in the middle of Poland

A huge prize pool, a FANTASTIC after-party in the bar on island and many facilities during the tournament - drinks, snacks, deck chairs, everything a wargamer could need - are waiting for you

This is the only tournament of its kind in Poland where players of as many as three systems can integrate at one tournament!
We invite everyone to this great celebration of war games!
We guarantee you won't regret it

Hegemonalia Grand Tournament to wielosystemowy turniej organizowany przez Hegemon Shop we współpracy z Żywieckim Stowarzyszeniem Fantastyki Parzenica oraz Drop Zone.

To już trzecia edycja tego niezwykłego wydarzenia! Hegemonalia to jeden z największych turniejów bitewniakowych w Polsce, a w tym roku zagra aż 200 graczy jednocześnie! Co więcej, turniej odbywa się w samym środku Polski.

Ogromna pula nagród, FANTASTYCZNE after party w barze na wyspie i wiele udogodnień podczas turnieju - napoje, przekąski, leżaki, wszystko, czego wargamer może potrzebować - czekają na Ciebie.

To jedyny taki turniej w Polsce, gdzie gracze aż trzech systemów mogą się integrować się w ramach jednego turnieju!
Zapraszamy wszystkich na to wielkie święto gier bitewnych! Gwarantujemy, że nie będziecie żałować.

Game systems that will be played

image
image
image

The Game Rules

Here are all the Rules that will be used

Warhammer 40.000 Team Rules

image

TOURNAMENT RULES

ALL TOURNAMENT TICKETS WILL BE AVAILABLE FOR BUY
UP TO 02.06.2023

• 9th edition 2022 Arks of Omen Grand Tournament Mission Pack

• Teams of 5 players, within a team, a faction (a specific codex) cannot be used more than once
• 2000 points Strike Force armies, fully painted and WYSIWYG
• Rules and codexes released past 29.05.2023 cannot be used
• Preset missions and terrain, played on a 60” by 44” table
• Forge World units are allowed
• Legends units are not allowed
• WTC FAQ is in effect: https://worldteamchampionship.com
• Chess Clocks are mandatory to use, each team should bring at least three chess clocks
• Deathclock rule is not used by default, judge should be notified immediately if one of the players got 15 minutes or less left on the clock and the 5th round of the game hasn’t been started. It is both players' responsibility to keep track of the time and finish all 5 rounds.

TOURNAMENT TIMELINE

Day 1 (Saturday):
8:30 - 9:00 Arrival and registration
9:00 - 12:30 Round 1
12:45 - 16:15 Round 2
Dinner
17:00 - 20:30 Round 3

Day 2 (Sunday):
9:00 - 12:30 Round 1
12:45 - 16:15 Round 2
16:15 - 16:30 Results and Awards

WYSIWYG & 3D PRINTED MODELS

Models that are not official (including 3D prints, alternative models from 3rd party companies etc) or deviate from the norm in terms of size, wysiwyg etc must be met with approval from the TO and judge.

To receive approval, please email a photo of your model (preferably side by side with what it should represent) to patryk1.maik@gmail.com with your nickname and unit name included in the header.

We will then review the miniature and get back to you whether it is allowed or not.

LIST SUBMISSION AND REVISION

Lists must be written in WTC format and uploaded into Tourneykeeper by 06.06

Failure to do so will result in penalty points. Sample list can be found on WTC page.

Pairings will be available on 06.06.

You will have time until 7.06 to review your opponents lists and notify your opponents about any error found.

The lists should be corrected by the end of 9.06.

Failing to do any of those (list revision, correcting the errors found) will result in a penalty points.

PAIRING SYSTEM & TERRAIN

WTC pairing system will be used.

We will use the current rules of the WTC terrains: https://worldteamchampionship.com

SCORING SYSTEM

All of the individual pairings results should be transformed into 20-0 format and put into the Tourney Keeper.

Putting the results online is a responsibility of both captains.

Failing to put the results online before the round end can result in a penalty.

Managing the time and chess clocks in all games is the players’ responsibility.

All games should be finished on time (all 5 rounds played).

Failing to finish the game can result in a warning for the players.

Team scoring and leaderboard will be based on Win/Draw/Lose system.

Team score:
54+ Win (2 ranking points)
47-53 Draw (1 ranking point)
46- Lose (0 ranking points)

WARNINGS, YELLOW & RED CARDS

The first warning doesn’t have an impact on the game scoring.

Two warnings automatically results in a yellow card. Yellow card results in a player score for a given game nullified (goes down to zero).

The red card can be given for cheating and not complying to the tournament rules.

A Single red card results in a player being disqualified from the tournament.

His score for the rest of the games is “0”.

Please keep in mind that not using the army rules correctly can be interpreted as cheating.

HOBBY SCORE

Battle ready standard is enforced on every army (the only exception is a player, who attends polish league 2-day tournament for the first time).

Unit and squad markings are necessary. Failing to discriminate your squads in a legible way, may result in a penalty points.

Every player should be prepared for the game: he should have his own dice and measuring tape. Moreover, he should have his army rules available (digital or paper format).

Players with an army fully painted to a battle ready standard will receive 1 tiebreaker point for each round they play (essentially 5 points (up to 15 per team)). Bonus points will be added at the end of the tournament to the final score.


WARHAMMER 40.000 KILL TEAM RULES

image

THE RULES & SCORING - How will it play out?

ALL TOURNAMENT TICKETS WILL BE AVAILABLE FOR BUY
UP TO 02.06.2023

Win (or forefeit) - 3 pts
Tie - 1 point
Loss - 0 pts
Game Points (up to 24pts per game)
- Primary objectives ≤ 16 pts
- Secondary objectives ≤ 6 pts
- Bonus = 0 pts or 2 pts for a fully painted Kill Team. If there are concerns or disagreements, the judge will determine whether a Kill Team is painted.

Match winner is a player with a greater result of sum of points from all 3 categories (Primary, Secondary, Bonus).

Ties are applicable as a match result, however game points (small points) will be used to determine one's position in final standings.

At the end of the event if there is a tie between players in Major Points sum of match points (small points) will be used as a tiebreaker.

TOURNAMENT TIMELINE

Day 1 (Saturday):
10:00-11:30 Round 1
11:45-13:15 Round 2
13:30-15:00 Round 3
Dinner
16:00-18:30 Round 4

Day 2 (Sunday):
10:00-11:30 Round 5
11:45-13:15 Round 6
13:30-15:00 Round 7
15:15 Results and awards

WYSIWYG

Conversions / Kitbashes:
During the event WYSIWYG rules will be applied.
Converted or kitbashed models are accepted within reason.
If you are not sure whether the model you would like to play is/will be legal please send us a picture at dropzonekt@gmail.com and we will clarify everything.

MISSIONS & ROUNDS

MISSIONS:
During the event we will utilize missions from Critical Operations mission pack, this means:
- Open Play
- Close Quarters
We will do our best to have an equal split between open and close quarters tables. However, there might be differences with how many table types will be available during the event.
100 minutes per round (we recommend 10 minutes to find the table + 45 minutes per player). If a player requests the usage of a chess clock, their opponent has to comply.
There will be approximately a 10 minutes break between each round to enter the results, gather your stuff and start a new round.
Open play matches will be played on standard 30" x 22" tables set up by TO, Into the dark Terrain will be set up fallowing rules from Crit Ops. Close Quarters pack.

ROUNDS:
Tournament consists of 7 rounds (4 in Saturday and 3 in Sunday)
Tournament organizer reserves the right to extend/cut off number of rounds and do additional, small rules pack’s changes.
List of missions will be provided at least 3 weeks before the event.

TERRAIN FEATURES

All terrains used during tournament have their light, heavy, insignificant, vantage point and traversable features as described in their source books (for example: octarius terrains etc.). In case of any uncertainty judge will decide and clarify of terrain traits.

Additional terrain rules will apply during tournament:
• Doors
• Scramble
• Traversable
• Scalable (for terrain features taller than 4”)
• Hatch

If players want to use any additional special rules from campaign books (e.g. Chalnath, Octarius, Nachmund), or White Dwarf magazines they have to agree that before the start of the match.

 

HOW TO SIGN UP?

Please send an e-mail with your first and last name to contact@hegemonshop.com

Sign-up e-mail doesn't have to include your roster, but the roster has to be provided within timeline given below.

We strongly recommend to upload rooster in email.
Rosters should be submitted to contact@hegemonshop.com , no later than 02.06 , until 23:59 CET.

Whoever does not share their roster until the due date will be deducted 5 small points from the final standings.
Rosters will only be accepted, if submitted using the following format:
FORM EXAMPLE


A SONG OF ICE & FIRE TOURNAMENT

image

ALL TOURNAMENT TICKETS WILL BE AVAILABLE FOR BUY
UP TO 02.06.2023

LIST RESTRICTIONS

Bring two 40 point lists of one faction.
No restrictions on lists.

THE LISTS SUBMITTED and LOCKED MUST BE THE LISTS YOU USE.

List lock will be 9 June by 20:00.

Up to a 7 round event if more than 64 players attend.
Battlefield setup will be the chosen by players method.
The upper ranked tables games are to be played on a 2 hour deathclock, with each player getting 1 hour of time.

Anything that is your decision is on your own time.

Round 1 will be a random draw and will not use deathclocks, unless enough clocks for all tables can be sourced.

At the end of the round players updates the score, and the TO's will check the results, if this result can't be agreed by both players, then a TO will decide on the result.

Stats will pair players Swiss style with no repeated matchups.

TOUTNAMENT TIMELINE

Day 1 (Saturday):
8:30 - 9:00 Arrival and registration
9:00 - 11:00 Round 1
11:30 - 13:30 Round 2
14:00 - 16:00 Round 3
Dinner
17:00 - 19:00 Round 4

Day 2 (Sunday):
9:00 - 11:00 Round 5
11:30 - 13:30 Round 6
14:00 - 16:00 Round 7
16:15 - 16:30 Results and Awards

EXTRA INFO

Please check the results before submitting them.

TO will also be double-checking before the next round is drawn.

Bring models, dice, ASOIAF terrain and measuring things.

Venue has free parking and food nearby available.

Tickets will be on sale via the Website.

On this Grand Tournament will be played 7 games In 2 days (4 on 1st, 3 on 2nd), missions will be generated before tournament and all different. More info soon.


The Venue & Afterparty

About the Venue

This year's Venue is located in
Hala Sportowa GOSTiR w Rzgowie
Szkolna 5 street, 95-030 Rzgów, Polska

On location
51.66003973960037, 19.496902239867843
by Google Maps Standards

The Map

Venue Social Media

Venue gallery

The Afterparty

Our great After Party will take place on Saturday, June 8

at a climatic "Bar Wyspa Tuszyn" located in Tuszyn near Rzgów.

You can find more info on the location

Here: > WYSPA TUSZYN<

Accomodation

The Hotels

During our event You can accomodate yourself in one of our partner Hotels. 

You will get special offer upon using special password:

"Hegemonalia" when reserving rooms at:

Bukowiecka Hotel

Bukowiecka Hotel

Webpage: https://www.facebook.com/willajadwigabukowiecka/

Adress: Aleja Jana Pawła II 89, 95-080 Tuszyn
Phone: +48 508-185-158
For special offer use password: Hegemonalia

Hotel Eden***

Hotel Eden***

Adress: Letniskowa 11/13, 95-030 Rzgów
Phone: +48 422-278-465 mobile: +48 790-811-111
For special offer use password: Hegemonalia

Willa Pory Roku

Willa Pory Roku

Adress: Rudzka 65, 93-423 Łódź
Phone: +48 500-034-514
Email: willa@poryroku.com
For special offer use password: Hegemonalia

Buy Tickets

Choose Your Game

Warhammer 40.000 Team Entry
900zł
5 Person Team entry ticket
lunch on the first day and breakfast on the second day included
Possibility to win GOLDEN TICKET to the World Championships in Atlanta
ALL TOURNAMENT TICKETS WILL BE AVAILABLE FOR BUY UP TO 01.06.2024 OR UNTIL LASTS
Warhammer Kill Team
150zł
1 Person entry ticket
lunch on the first day and breakfast on the second day included
Possibility to win GOLDEN TICKET to the World Championships in Atlanta
ALL TOURNAMENT TICKETS WILL BE AVAILABLE FOR BUY UP TO 01.06.2024 OR UNTIL LASTS
A Song of Ice and Fire
150zł
1 Person entry ticket
lunch on the first day and breakfast on the second day included
Dracarys
ALL TOURNAMENT TICKETS WILL BE AVAILABLE FOR BUY UP TO 01.06.2024 OR UNTIL LASTS

Tabs

Po kliknieciu Buy Ticket zostaniesz przeniesiony na stronę EKOBILET naszego partnera w obsłudze rezerwacji, tam zależnie od wybranego biletu będziesz mógł zakupić i opłacić bilet za pomocą szybkich Płatności Bankowych lub Kart.

Całość transakcji zostanie potwierdzona emailem

Once you have clicked on Buy a Ticket, you will be taken to the EKOBILET website of our booking partner, where you will be able to purchase and pay for your ticket using Quick Bank Payment or Card Payment, depending on the ticket you have chosen.

The entire transaction will be confirmed by email

Regulations

Event Regulations / Regulamin

REGULAMIN WYDARZENIA
HEGEMONALIA GRAND TOURNAMENT
§1 Postanowienia wstępne

1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu HEGEMONALIA GRAND TOURNAMENT (dalej: Turniej).

2. Organizatorem wydarzenia jest Hegemon Shop Sp. z o.o. ul. Stojałowskiego 39, 43-300 Bielsko- Biała, NIP: 9372735932 oraz Żywieckie Stowarzyszenie Fantastyki Parzenica ul. Nad Sołą 983, Wieprz, NIP: 5532534176.

3.Udział w Turnieju tj. akredytacja uprawniająca do wejścia na teren obiektu wymaga zapoznania się z regulaminem i jego akceptacji, potwierdzonej w momencie akredytacji. Regulamin jest dostępny do wglądu w każdym czasie na stronie internetowej https://hegemonalia.com/ (dalej: Strona  Internetowa).

4. Turniej jest wydarzeniem kulturalnym w rozumieniu ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. 2020 poz. 194 z późn. zm.). Turniej nie podlega przepisom ustawy z dnia 20 marca 2010 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. Nr 62, poz. 504) z uwagi na to, że odbywa się w hali sportowej lub budynku szkoły (art. 3 pkt 1b).

5. Organizator ma prawo wyznaczyć Członków Stowarzyszenia reprezentujących jego interesy i koordynujących wydarzenie z ramienia Stowarzyszenia na terenie Turnieju na podstawie
stosownych umów, uchwał i pełnomocnictw.

§2 Termin i miejsce

1. Turniej odbędzie się w dniach 8-9 czerwca 2024 r. w Hali Sportowej GOSTiR w Rzgowie ul. Szkolna 5, 95-030 Rzgów, Polska. Szczegółowy plan Turnieju dostępny jest na Stronie Internetowej.

2. Akredytacja będzie działać w sobotę od 08:00 i w niedzielę od 08:00, aż do jej zamknięcia.

3. Turniej kończy się w niedzielę, 9 czerwca, o godzinie 17:00. Wszyscy uczestnicy proszeni są o opuszczenie budynku do tego czasu.

4. W celu przygotowania obiektu Organizator może udostępnić obiekt wybranym osobom poza godzinami trwania wydarzenia - w szczególności dotyczy to wystawców i obsługi.

§3 Warunki uczestnictwa

1. Każda osoba, która nie jest członkiem Stowarzyszenia, a chce wziąć udział w Turnieju, musi zostać wpisana na listę uczestników w miejscu organizacji Turnieju.

2. Postanowienia §3 punktu 1 niniejszego Regulaminu dotyczą Uczestników Turnieju. Nie dotyczą one osób, z którymi Stowarzyszenie zawarło odrębną umowę lub porozumienie.

3. Nad przestrzeganiem regulaminu czuwają Organizatorzy oraz jego przedstawiciele, ochrona i wolontariusze obsługujący imprezę.

4. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu może skutkować usunięciem z terenu turnieju.

5. Warunkiem uczestnictwa w imprezie jest udanie się do punktu akredytacyjnego w celu otrzymania opaski. Uczestnik zobowiązany jest do noszenia opaski w miejscu widocznym i możliwym do zidentyfikowania przez obsługę imprezy, a w razie przypadkowego ich zakrycia - do okazania na żądanie obsługi imprezy.

6. Do zakończenia turnieju opaska pozostaje własnością organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia opaski uczestnika w przypadku rażącego naruszenia regulaminu i konieczności wydalenia uczestnika z terenu Turnieju.

7. Zabrania się zrywania lub usuwania opaski na terenie Turnieju. Osoby bez opaski zostaną skierowane do punktu akredytacyjnego w celu uzyskania nowej opaski, a w przypadku odmowy - usunięte z terenu konwentu.

8. Podczas akredytacji uczestnik może zostać poproszony o okazanie dokumentu tożsamości ze zdjęciem potwierdzającego imię i nazwisko oraz wiek uczestnika.

9. Osoby niepełnoletnie (w wieku od 12 do 18 lat) uczestniczące w Turnieju bez opieki rodzica lub opiekuna prawnego zobowiązane są dostarczyć do akredytacji pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego. Osoby niepełnoletnie bez zgody rodzica oraz dzieci do lat 12 bez obecności rodzica lub opiekuna nie są uprawnione do udziału w Turnieju.

10. Dzieci poniżej 12 roku życia mają wstęp na Turniej wyłącznie pod opieką i stałą opieką rodzica lub opiekuna.

11. Uczestnik Turnieju ma obowiązek przestrzegać Regulaminu turnieju w system (Warhammer 40,000, Kill Team, A Song of Ice and Fire), w którym bierze udział. Regulaminy są dostępne na Stronie Internetowej.

12. Wymagana jest specjalna akredytacja od organizatora w celu:
- prowadzenia stoiska handlowego (akredytacja wystawcy)
- prowadzenia działalności medialnej (w tym fotograficznej z wyłączeniem użytku prywatnego).

13. W celu zapobiegania zakażeniom stosowane będą wszystkie obostrzenia obowiązujące w dniu imprezy, w tym: oświadczenia o stanie zdrowia, pomiar temperatury, obowiązkowa dezynfekcja rąk, zakrywanie ust i nosa, zachowanie dystansu.

14. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy akredytacji osobie, która nie przestrzega obowiązujących przepisów regulujących zasady zapobiegania zakażeniom i/lub do wydalenia takiej osoby w dowolnym momencie trwania Turnieju.

15. Dane przechowywane i gromadzone przez Organizatora na czas trwania imprezy, a wykorzystywane do identyfikatora uczestnika oraz ewidencji na potrzeby jego akredytacji, są przetwarzane zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10.05.2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) i zostaną usunięte po zakończeniu imprezy.

§4 Porządek i bezpieczeństwo

1. Uczestnik ma prawo do:
- udziału w rozgrywkach turniejowych,
- korzystania z udogodnień i atrakcji dostępnych dla Uczestników Turnieju,
- wsparcia informacyjnego ze strony obsługi wydarzenia,
- zapewnienia bezpieczeństwa ze strony ochrony i obsługi imprezy,
- doraźnej opieki medycznej.

2. Opieka świadczona przez służby medyczne ma charakter doraźny. Osoba korzystająca z pomocy
medycznej zobowiązana jest do udzielenia służbie medycznej informacji o swoim stanie zdrowia,
alergiach i przyjmowanych lekach. W uzasadnionych przypadkach służba medyczna może
przetransportować osobę do placówki służby zdrowia.

3. Uczestnikom zabrania się:
- spożywania alkoholu i używania środków odurzających na terenie Turnieju,
- palenia papierosów, papierosów elektronicznych i używania inhalatorów nikotynowych poza miejscami do tego wyznaczonymi,
- działalności reklamowej i marketingowej - poza podmiotami akredytowanymi,
- dewastowania, zaśmiecania lub przywłaszczania mienia szkoły/obiektu i uczestników,
- przebywania w miejscach oznaczonych jako niedostępne dla uczestników.

4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zagubione podczas Turnieju. Wszystkie rzeczy
znalezione przez Uczestników i obsługę wydarzenia zostaną zgłoszone do Organizatorów Turnieju, a po zakończeniu wydarzenia Organizator przechowa zagubione rzeczy przez minimum dwa tygodnie.

5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody materialne i moralne wyrządzone przez innych uczestników. Organizator z należytą starannością udzieli wsparcia uczestnikom w przypadku konieczności ustalenia sprawcy szkody.

6. Uczestnik, który naruszy mienie obiektu, w którym odbywa się impreza, może zostać pociągnięty przez Organizatora do odpowiedzialności finansowej za wynikłe z tego tytułu szkody i usunięty z terenu imprezy.

7. Uczestnicy Turnieju zobowiązani są stosować się do poleceń obsługi Turnieju. Osoby obsługujące imprezę posiadają specjalne koszulki Wśród obsługi wydarzenia wyróżnia się, w kolejności rosnącej odpowiedzialności, następujące osoby:
- Wolontariusze
- Sędziowie
- Organizatorzy
- Główni Organizatorzy
- Personel obiektu, ochrona i służba medyczna.

8. Wszelkie zdarzenia mające wpływ na bezpieczeństwo uczestników Turnieju należy zgłaszać obsłudze wydarzenia.

9. W przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa w zaistniałej sytuacji dotyczącej bezpieczeństwa lub zdrowia uczestników, Organizator niezwłocznie powiadomi odpowiednie służby.

§5 Wykorzystanie wizerunku Uczestnika

1. Warunkiem udziału w Turnieju jest wyrażenie zgody na nieodpłatne wykorzystanie wizerunku Uczestnika utrwalonego w formie fotografii lub zapisu wideo w celach marketingowych i informacyjnych Organizatorów oraz Partnerów Turnieju na zasadach opisanych niżej w niniejszym paragrafie.

2. Uczestnik upoważnia Organizatora do wykorzystania jego utrwalonego wizerunku w następujących
formach:
- utrwalanie i zwielokrotnianie jakąkolwiek znaną techniką oraz rozpowszechnianie w dowolnej formie,
- Udostępnianie Sponsorom oraz Oficjalnym Partnerom Organizatora egzemplarza lub kopii, na której utrwalono wizerunek, w celu wykorzystania do promocji Sponsora lub Oficjalnego Partner w zakresie jego udziału w Turnieju,
- Wprowadzenie do pamięci komputera i sieci multimedialnej,
- Zwielokrotnienie zapisu utrwalonego wizerunku,
- Publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym,
- Zamieszczanie i publikowanie na stronach internetowych.
Rozpowszechnianie wizerunku, o którym mowa powyżej odbywa się w oparciu o zezwolenie, o którym mowa w art. 81 ust. 1 zd. 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach
pokrewnych.

3. Zezwolenie jest udzielone przez Uczestnika poprzez akceptację niniejszego Regulaminu podczas zakupu biletu online na konkretny turniej na stronie internetowej
www.ekobilet.pl.

4. Zezwolenie udzielone przez Uczestnika w powyższy sposób jest oświadczeniem woli wyrażonym w rozumieniu art. 60 k.c. w związku z art. 81 ust. 1 zd. 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Oświadczenie woli – zezwolenie nie może być swobodnie cofnięte po wyrażeniu i
zrealizowaniu Wydarzenia, gdyż zgodnie z art. 61 § 1 zd. 2 k.c. odwołanie oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

5. Przetwarzanie wizerunku Uczestnika nie narusza przepisów RODO i odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, zgodnie z którym: „Przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią”.

6. Lista Oficjalnych Partnerów Organizatora i Sponsorów, którzy mogą publikować wizerunek Uczestnika dostępna jest na Stronie internetowej.

§6 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator.

2. Dane osobowe Uczestników Turnieju będą przetwarzane przez Organizatora w celu przeprowadzenia Turnieju, w tym przyznania nagród. Przetwarzanie danych osobowych na
potrzeby organizacji Turnieju obejmuje także publikację imienia, nazwiska, nicku, celem opublikowania: paringów i wyników turniejów.

3. Dane osobowe Uczestników będą wykorzystywane i przetwarzane przez Organizatora zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

4. Uczestnik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania i uzupełniania.

5. Podanie danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie lub brak zgody na przetwarzanie, ze względów organizacyjnych, uniemożliwia udział w Turnieju.

§7 Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkie osoby przebywające na terenie Turnieju.

2.  Skargi i wnioski przyjmowane są przez koordynatorów wydarzenia w biurze konwentu oraz na stronie poprzez email: kontakt@parzenica.org.pl.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu bez obowiązku informowania o tym fakcie.

4. W razie wątpliwości interpretacja Regulaminu należy do Organizatora.

5. We wszystkich sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie mają regulamin obiektu oraz przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

EVENT REGULATIONS
HEGEMONALIA GRAND TOURNAMENT

§1 Preliminary Provisions

1. These regulations define the rules of participation in the HEGEMONALIA GRAND TOURNAMENT event (hereinafter: the Tournament).

2. The organizer of the event is Hegemon Shop Sp. z o.o. located at Stojałowskiego 39, 43-300
Bielsko-Biała, Tax Identification Number (NIP): 9372735932, and Żywieckie Association of Fantasy Parzenica located at Nad Sołą 983, Wieprz, Tax Identification Number (NIP): 5532534176.

3. Participation in the Tournament, i.e., accreditation entitling entry to the venue, requires familiarization with the regulations and acceptance thereof, confirmed at the moment of accreditation. The regulations are available for inspection at any time on the website https://hegemonalia.com/ (hereinafter: Website).

4. The Tournament is a cultural event within the meaning of the Act of October 25, 1991, on organizing and conducting cultural activities (Journal of Laws 2020 item 194 as amended). The Tournament is not subject to the provisions of the Act of March 20, 2010, on safety of mass events (Journal of Laws No. 62, item 504) due to being held in a sports hall or a school building (Article 3 point 1b).

5. The Organizer has the right to designate Association Members representing its interests and
coordinating the event on behalf of the Association at the Tournament venue based on appropriate
agreements, resolutions, and powers of attorney.

§2 Date and Venue

1. The Tournament will take place on June 8-9, 2024, at the GOSTiR Sports Hall in Rzgów located at Szkolna 5, 95-030 Rzgów, Poland. The detailed schedule of the Tournament is available on the Website.

2. Accreditation will be available on Saturday from 08:00 and on Sunday from 08:00 until its closure.

3. The Tournament ends on Sunday, June 9, at 17:00. All participants are requested to leave the building by that time.

4. For the preparation of the venue, the Organizer may provide access to selected individuals outside the event hours, particularly exhibitors and staff.

§3 Conditions of Participation

1. Any person who is not a member of the Association and wishes to participate in the Tournament must be listed as a participant at the Tournament venue.

2. The provisions of §3 point 1 of these Regulations apply to Tournament Participants. They do not apply to persons with whom the Association has concluded a separate agreement or arrangement.

3. Compliance with the regulations is supervised by the Organizers and their representatives, security, and volunteers assisting the event.

4. Failure to comply with these regulations may result in removal from the tournament venue.

5. Participation in the event requires visiting the accreditation point to receive a wristband. The participant is obliged to wear the wristband visibly and identifiable by the event staff, and if accidentally covered, to show it upon request of the event staff.

6. Until the end of the tournament, the wristband remains the property of the organizer. The Organizer reserves the right to remove the participants wristband in case of flagrant violation of the regulations and the need to expel the participant from the Tournament venue.

7. Tearing off or removing the wristband at the Tournament venue is prohibited. Persons without a wristband will be directed to the accreditation point to obtain a new wristband, and in case of refusal, will be removed from the convention venue.

8. During accreditation, the participant may be asked to present an identity document with a photo confirming the participants name, surname, and age.

9. Minors (aged 12 to 18) participating in the Tournament without a parent or legal guardians supervision are required to provide a written consent from a parent or legal guardian to the accreditation. Minors without parental consent and children under 12 years old without the presence of a parent or legal guardian are not entitled to participate in the Tournament.

10. Children under 12 years old are admitted to the Tournament only under the care and constant supervision of a parent or legal guardian.

11. The Tournament participant is obliged to comply with the Tournament regulations in the system (Warhammer 40,000, Kill Team, A Song of Ice and Fire) in which they participate. The regulations are available on the Website.

12. Special accreditation from the organizer is required for:
- conducting a commercial stand (exhibitor accreditation)
- conducting media activities (including photography excluding private use).

13. To prevent infections, all restrictions applicable on the day of the event will be applied,
including:
- health declarations,
- temperature measurement,
- mandatory hand disinfection,
- covering the mouth and nose,
- maintaining distance.

14. The Organizer reserves the right to refuse accreditation to a person who does not comply with the applicable regulations governing infection prevention and/or to expel such a person at any time during the Tournament.

15.Data stored and collected by the Organizer during the event and used for participant identification and registration purposes will be processed in accordance with the Personal Data Protection Act of May 10, 2018 (Journal of Laws of 2018 item 1000) and will be deleted after the event.

§4 Order and Safety

1. The participant has the right to:
- participate in tournament games,
- use amenities and attractions available to Tournament participants,
- receive informational support from event staff,
- ensure safety from the security and event staff,
- receive emergency medical care.

2. Medical care provided by medical services is of an emergency nature. A person using medical assistance is obliged to provide the medical service with information about their health condition, allergies, and medications taken. In justified cases, the medical service may transport a person to a
healthcare facility.

3. Participants are prohibited from:
- consuming alcohol and using intoxicating substances at the Tournament venue,
- smoking cigarettes, electronic cigarettes, and using nicotine inhalers outside designated areas,
- engaging in advertising and marketing activities - except for accredited entities,
- damaging, littering, or appropriating school property and participants property,
- being in areas designated as inaccessible to participants.

4. The Organizer is not responsible for lost items during the Tournament. All items found by participants and event staff will be reported to the Tournament Organizers, and after the event, the Organizer will keep lost items for a minimum of two weeks.

5. The Organizer is not liable for material and moral damages caused by other participants. The Organizer will provide support to participants with due diligence in case of the need to determine the perpetrator of the damage.

6. A participant who damages the property of the venue where the event takes place may be held financially responsible by the Organizer for the damages resulting from this and removed from the event venue.

7. Tournament participants are required to follow the instructions of the Tournament staff. Event staff members have special shirts. Among the event staff, the following persons are distinguished, in increasing order of responsibility:
- Volunteers
- Referees
- Organizers
- Main Organizers
- Venue staff, security, and medical service.

8. All incidents affecting the safety of Tournament participants must be reported to the event staff.

9. In case of suspicion of committing a crime in a situation concerning the safety or health of participants, the Organizer shall immediately notify the appropriate authorities.

§5 Use of Participants Image

1. Participation in the Tournament is conditioned upon consent to the free use of the Participants image captured in the form of photographs or video recordings for marketing and informational purposes of the Organizers and Tournament Partners under the principles described below in this paragraph.

2. The Participant authorizes the Organizer to use their captured image in the following forms:
- Recording and reproduction by any known technique and dissemination in any form,
- Providing to Sponsors and Official Partners of the Organizer a copy or duplicate on which the image is captured for use in promoting the Sponsor or Official Partner regarding their participation in the Tournament,
- Saving to computer memory and multimedia networks,
- Reproduction of the captured image recording,
- Public sharing in such a way that anyone can access it at a place and time of their choosing,
- Posting and publishing on websites.

3. The dissemination of the image as described above is based on the permission referred to in Article 81(1)(1) of the Copyright and Related Rights Act. The permission is granted by the Participant by accepting these Regulations when purchasing an online ticket for a specific tournament on the website https://ekobilet.pl.

4. The permission granted by the Participant in the above manner is a declaration of intent expressed within the meaning of Article 60 of the Civil Code in connection with Article 81(1)(1) of the Copyright and Related Rights Act. The declaration of intent - permission cannot be freely revoked after being expressed and realized, as according to Article 61 § 1 sentence 2 of the Civil Code, withdrawal of the declaration is effective if made simultaneously with this declaration or earlier.

5. Processing of the participants image does not violate the provisions of the GDPR and is based on Article 6(1)(f) of the GDPR, according to which "Processing is lawful if it is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party."

6. The list of Official Partners of the Organizer and Sponsors who may publish the participants image is available on the Website.

§6 Personal Data Protection

1. The Organizer is the administrator of participants personal data.

2. Personal data of Tournament participants will be processed by the Organizer for the purpose of conducting the Tournament, including awarding prizes. Processing of personal data for the organization of the Tournament also includes the publication of the first name, last name, and
nickname for the purpose of publishing: pairings and tournament results.

3. Personal data of participants will be used and processed by the Organizer in accordance with the provisions of applicable law.

4. The participant has the right to access their personal data as well as to correct and supplement them.

5. Providing personal data and giving consent to their processing is voluntary, however, failure to provide them or lack of consent to processing, for organizational reasons, prevents participation in the Tournament.

§7 Final Provisions

1. These Regulations apply to all persons present at the Tournament venue.

2. Complaints and requests are accepted by event coordinators at the convention office and at the
kontakt@parzenica.org.pl email address.

3. The Organizer reserves the right to change these Regulations without the obligation to inform about this fact.

4. In case of doubt, the interpretation of the Regulations belongs to the Organizer.

5. All matters not regulated in these regulations are governed by the venue regulations and the provisions of applicable law.

Organizers

The Team behind Hegemonalia

Hegemon Squad

What is Hegemon Team? We are Hobbyists 😉 We have been operating since October 2021, putting the customer's needs first, of course.
We support the local community by organizing tournaments, challenges and leagues. There is always someone in the shop who will introduce you to the secrets of painting figurines. We will teach every willing person to play battle games or we will play a friendly battle on a larger or smaller scale. But most of all, we always give you advice 🙂
In cooperation with the Polish National Team in Warhammer 40K, we have created Hegemon Battleforce, which is a response to the needs of new players of this system. We are also the sole sponsor of this particular team.
If you are looking for a battle store, you couldn't find better! You will find here both the most interesting battle games and also game sets, books to play and a number of various accessories and add-ons for both beginners and advanced players. We provide the highest quality customer service and will advise you on any issue related to your hobby. We are also waiting for you in the stationary store in Bielsko-Biała, which is also a unique place to play with friends in a great atmosphere. We invite you to Stojałowskiego 39 from Monday to Saturday from 12:00 to 20:00.

ZSF PARZENICA

"Parzenica" is an association established in the Żywiec region with the aim of formalizing the activities of a group of people who vigorously promote alternative ways of spending free time.
As private individuals, we have been operating on this level for years, it was our hands to create all editions of Funcon, as well as the Harucon Manga and Anime Fans Rally in Opole, Festivals of Alternative Cultures Krakon, My Little Konwent, Ponycongress, Asian Festivals Hikari or Aishiteru or our small mountain convention Funcon
Our members have been supporting libraries in Podbeskidzie for years by giving lectures, conducting workshops, teaching how to paint figurines or conducting meetings with board games.
In 2018, on our initiative, the Żywiecki Klub Gier “Planszowa Przystań” (now Żubr) was launched.
The first field branch was established in Poznań, which we created by joining forces with the CONTRUST team, while formalizing the long-term cooperation at the "Hikari" and "Asian Week" Festivals.
Day by day we are developing, expanding our group and creating new projects and implementing emerging ideas and ideas. We also try to help other organizations and institutions.